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Los Métodos Tradicionales de Costos se Están Quedando Obsoletos en la Era del Cambio
(*) CPC. Guillermo Mayor Gamero
Los sistemas de contabilidad de costos de muchas empresas fracasan al no satisfacer cabalmente a la gerencia con la información esperada. Se proporciona a los directivos una incorrecta información para la determinación del costo unitario del producto, o se abunda en información no pertinente, que no logra informar sobre los costos que realmente importan a la gerencia.
Los sistemas de costos, no se quedan obsoletos de la noche a la mañana, sobreviven gradualmente a su utilidad cuando no se adaptan al cambio.
Es importante recordar que la diversidad de productos tiene mucho que ver con la inexactitud. A medida que aumenta la diversidad – cuando el gran volumen se mezcla con el bajo volumen, o cuando la intensidad de la mano de obra se mezcla con la autorización – es más probable que los costos estén sesgados. En estos casos, para lograr el mismo nivel de exactitud, las empresas tendrán que gastar más en mediciones que cuando los productos eran más homogéneos. Si no lo hacen, sus sistemas de costos se quedarán obsoletos.
Inicialmente, la empresa se divide en centros de costos. Estos centros, en la práctica se han identificado con unidades operativas y, excepcionalmente con otro tipo de entidades. Por ejemplo, "ocupación" donde se recogen los costos relacionados con el inmueble de la empresa: alquileres, seguros, impuestos sobre la propiedad, puede ser un centro de costos que no se identifica con ninguna unidad operativa.
Como el objetivo del sistema de costos tradicionales es:
"Aproximar, el costo del producto, como si éste fuera el único de la empresa", debe asignarse los costos desde los centros de productos.
El problema que aparece en la estructura de los costos es la distribución de los costos indirectos (gastos indirectos, cargas indirectas, gastos de fabricación, recargo de manufactura, etc.), que no están identificados con ninguna área, pero que sirven a varias, por lo cual la alternativa es prorratearlos entre los "centros productivos", que son los centro de fábrica,que realizan un trabajo real en los artículos producidos, y "centros de servicios" a que benefician. Por ejemplo, el reparto o distribución de la depreciación del edificio de una empresa entre los centros productivos y de servicios.
Como consecuencia, tenemos dos clases de centros de costos, uno por "producción" y otro por "servicios" relacionados con el proceso productivo, lo cual induce a que la distribución también tendría que realizarse desde los centros de servicios a los productivos.
Con estos dos pasos, se llega al objetivo del sistema de costos tradicional, pero ¿por qué queremos saber el costo completo de un producto? Porque, a largo plazo parece que los precios deberían cubrir ese costo completo. Que esto no ocurra a corto plazo, supone una señal de alarma que merece profundizar el diagnóstico.
Para repartir o distribuir los gastos se utilizan ciertas bases como el número de metros o pies cuadrados de espacio ocupado por un departamento o su número de empleados. Estas bases se usan para distribuir los gastos indirectos entre diferentes departamentos, tanto de servicios como productivos.
Actualmente, en nuestro país existen empresas productivas que han ingresado a la automatización de su producción y los productos imponen demandas de consumo de recursos muy diferentes, presentándose en estas dificultades, críticas para determinar la forma más idónea de asignación de los costos, especialmente de los gastos indirectos de fabricación.
Si sólo se fabricase un producto, no sería necesario utilizar un índice de actividad ya que todos los recursos son consumidos por éste, y sabiendo el número de unidades producidas podríamos obtener, fácilmente, el costo unitario.
Los sistemas de contabilidad de costos tradicionales, se desarrollaron, principalmente, para cumplir la función de valoración de inventarios para incidencias externas tales como acreedores e inversionistas. Sin embargo estos sistemas tradicionales tienen dos defectos, especialmente cuando se les utiliza con fines de gestión:
- La incapacidad de reportar los costos de productos a un nivel razonable de exactitud.
- La incapacidad de proporcionar retro-información útil para la administración, a los efectos de control de las operaciones.
Por consiguiente, los gerentes de empresas que venden una variedad de productos, toman decisiones importantes sobre determinación de precios, composición de productos y tecnología de procesos, basándose en una información de costos inexacta e inadecuada.
Los sistemas tradicionales de costos, basan el proceso del "costeo" en el producto. Los costos se remiten al producto porque se presupone que cada elemento del producto consume los recursos en proporción al volumen producido. Los atributos del volumen del producto, tales como, el número de horas de mano de obra directa, horas máquina, cantidad invertida en materiales, se utilizan como "direccionadores" para asignar los costos indirectos. Estos "direccionadores" de volumen, no tienen en cuenta la diversidad de productos en forma de tamaño o complejidad. Tampoco hay una relación directa entre volumen de producción y consumo de costos.
La función de los contadores de gestión, no es solamente aplicar un sistema de costeo, y modificar la gestión de la empresa, sino que deben buscar alternativas que permitan, ante cambios en el marketing o factores internos, organizar el sistema de costeo de la empresa, adecuada a estos cambios. Los contadores de costos deben estar preparados para propiciarlos en el momento oportuno.
Los sistemas de costos a implementar, deberían ser dinámicos y capaces de responder rápidamente a las necesidades de cambio de la gerencia.
(*) Funcionario de la Contaduría Pública de la Nación y Catedrático de la Universidad Alas Peruanas