"Año del Bicentenario, de la consolidación de nuestra Independencia, y de la conmemoración de las heroicas batallas de Junín y Ayacucho"
La Oficina General de Administración es el órgano de apoyo encargado de administrar los recursos humanos, financieros y materiales del Ministerio, de acuerdo a las normas vigentes. Depende de la Secretaría General y mantiene relaciones de coordinación con los diferentes órganos del Ministerio.
Funciones de la Oficina General de Administración
La Oficina General de Administración tiene las siguientes funciones:
a) |
Planear, organizar, dirigir, ejecutar y controlar, en el ámbito institucional, los procesos técnicos de los Sistemas Administrativos de Gestión de Recursos Humanos, Abastecimiento, Contabilidad y Tesorería , en lo que corresponda; |
b) |
Proponer y aprobar directivas y normas de aplicación en el ámbito institucional relacionadas con los Sistemas Administrativos de Gestión de Recursos Humanos, Abastecimiento, Contabilidad y Tesorería, así como las acciones relativas al Control Patrimonial; |
c) |
Administrar los recursos financieros en concordancia con el Plan Estratégico Institucional, el Plan Operativo Institucional y el Presupuesto Institucional aprobados, así como informar oportuna y periódicamente a la Alta Dirección y a las entidades competentes sobre la situación financiera de la entidad; |
d) |
Supervisar la ejecución del Plan de Desarrollo de las Personas - PDP del Ministerio; |
e) |
Participar, en coordinación con la Oficina General de Planeamiento y Presupuesto, en las fases de programación y formulación del presupuesto institucional del Ministerio; |
f) |
Conducir, con las Unidades Ejecutoras del Pliego, la fase de ejecución del presupuesto institucional del Ministerio; |
g) |
Efectuar el control previo y concurrente de las operaciones administrativas y financieras del Ministerio, en cumplimiento de las normas del Sistema Nacional de Control; |
h) |
Dirigir y supervisar la formulación de los estados financieros y presupuestarios del Ministerio; |
i) |
Suscribir contratos y/o convenios relacionados a la adquisición de bienes, contratación de servicios, ejecución de obras y otros de su competencia; |
j) |
Supervisar el cumplimiento de los términos contractuales y convenios, que correspondan a su ámbito de competencia; |
k) |
Supervisar la administración de los bienes muebles e inmuebles del Ministerio, así como del control y la actualización del margesí de los mismos; |
l) |
Supervisar las actividades de servicios que se presten en el Ministerio; |
m) |
Emitir los actos administrativos o de administración que correspondan en el marco de las competencias asignadas en la normatividad vigente; |
n) |
Proponer, gestionar, emitir y ejecutar los actos de adquisición, administración, disposición, registro y supervisión de los bienes del Ministerio; |
o) |
Autorizar los viajes al interior del país que no excedan de quince días calendarios, y emitir opinión técnica y proponer los proyectos de dispositivos para la autorización de viajes al exterior de los servidores públicos del Ministerio; |
p) |
Ejercer la representación legal del Ministerio en asuntos de carácter administrativo; |
q) |
Emitir opinión técnica en el ámbito de su competencia; |
r) |
Expedir resoluciones en las materias de su competencia; |
s) |
Supervisar el control patrimonial y custodia de los activos y de los bienes en almacén; |
t) |
Realizar las actividades necesarias para la atención del pago de la contraprestación y de otros actos que sean necesarios en la administración del Fondo de Apoyo Gerencial al Sector Público, así como la contratación de personal altamente calificado en el Sector Público; |
u) |
Coordinar el desarrollo, implementación y operatividad de los sistemas informáticos vinculados a la materia de su competencia; |
v) |
Conducir el proceso de formulación, seguimiento de la ejecución y evaluación de proyectos de inversión pública como Unidad Formuladora, de acuerdo a las normas sobre la materia; así como ejecutar las acciones que corresponde como Unidad Ejecutora de Inversiones de acuerdo a las normas y lineamientos técnicos sobre la materia; y, |
w) |
Las demás funciones que le asigne el/la Secretario/a General o aquellas que le corresponda por norma expresa. |
Estructura de la Oficina General de Administración
La Oficina General de Administración, para el cumplimiento de sus funciones, cuenta con las siguientes unidades orgánicas:
1. |
Oficina de Recursos Humanos |
2. |
Oficina de Abastecimiento |
3. |
Oficina de Finanzas |
Funciones de la Oficina de Recursos Humanos
La Oficina de Recursos Humanos tiene las siguientes funciones:
a) |
Formular lineamientos y políticas para el funcionamiento del sistema administrativo de gestión de recursos humanos, alineado a los objetivos de la entidad y de conformidad con la normatividad vigente; |
b) |
Planificar, ejecutar y controlar los procesos de convocatoria, selección, contratación, inducción, legajos, desplazamiento, progresión y desvinculación de recursos humanos; |
c) |
Supervisar, desarrollar y aplicar iniciativas de mejora continua en los procesos que conforman el sistema administrativo de gestión de recursos humanos; |
d) |
Formular, proponer y actualizar el Cuadro de Puestos de la Entidad (CPE) y el Manual de Perfiles de Puestos (MPP), de acuerdo a la normatividad de la materia; |
e) |
Proponer e implementar acciones y procedimientos para gestionar el desarrollo de capacidades destinadas a garantizar los aprendizajes individuales y colectivos durante el proceso de capacitación, a través del Plan de Desarrollo de Personas (PDP); |
f) |
Ejecutar el proceso de evaluación de desempeño (gestión del rendimiento) y promoción del personal, según corresponda, en concordancia con los objetivos y las metas institucionales; |
g) |
Proponer, coordinar y ejecutar el Plan de relaciones humanas y sociales, relacionándolo con las estrategias para la mejora del clima laboral y el fortalecimiento de la cultura organizacional, previo diagnóstico; |
h) |
Conducir los procesos y programas vinculados con el fomento y desarrollo del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo (SST); |
i) |
Gestionar y formular los procesos de administración de las compensaciones y administración de pensiones conforme a las normas de la materia, supervisando el otorgamiento de las compensaciones económicas, formulación de planillas de los servidores y pensionistas de la Entidad; así como el pago de estipendios de secigristas y subvención de practicantes, e incentivos laborales (CAFAE); |
j) |
Gestionar los procesos disciplinarios que corresponda aplicar al servidor civil, a través de la Secretaría Técnica, de conformidad con la normativa de la materia; |
k) |
Administrar y mantener actualizado en el ámbito de su competencia, el Registro Nacional de Sanciones de Destitución y Despido de los recursos humanos de la entidad, de conformidad con la normatividad vigente; |
l) |
Emitir opinión en materia de gestión de recursos humanos; y, |
m) |
Las demás funciones que le asigne el/la Director/a General. |
Funciones de la Oficina de Abastecimiento
La Oficina de Abastecimiento tiene las siguientes funciones:
a) |
Programar, preparar, coordinar, ejecutar y supervisar los procesos de contratación de bienes, servicios y ejecución de obras que requieran los órganos del Ministerio, en el marco de lo establecido por la Ley de Contrataciones vigente; |
b) |
Elaborar y consolidar el cuadro de necesidades en base a los requerimientos formulados por los órganos del Ministerio; así como formular y actualizar el Plan Anual de Contrataciones (PAC), con criterio de costo, calidad y oportunidad, en coordinación con la Oficina General de Planeamiento y Presupuesto, siendo además responsable de su ejecución; |
c) |
Planificar y administrar los bienes del almacén, así como supervisar y controlar el adecuado almacenamiento, distribución y el stock, verificando la conformidad de la recepción y entrega de los mismos; |
d) |
Ejecutar las funciones y atribuciones establecidas en la Ley de Contrataciones del Estado vigente que no sean privativas del/de la Ministro/a; |
e) |
Realizar inspecciones técnicas de los bienes asignados a los órganos del Ministerio; para verificar su uso y destino; |
f) |
Planificar, coordinar y ejecutar las acciones referidas al registro, administración, supervisión y disposición de los bienes de propiedad del Ministerio y de los que se encuentren bajo su administración; |
g) |
Administrar y gestionar el uso de los bienes muebles e inmuebles del Ministerio, así como controlar y mantener actualizado el margesí de los mismos; |
h) |
Ejercer la representación legal del Ministerio para suscribir contratos referidos a bienes y servicios cuyos montos de contratación sean iguales o inferiores a ocho Unidades Impositivas Tributarias (UIT); |
i) |
Gestionar y ejecutar las actividades de seguridad en las instalaciones utilizadas por el Ministerio, en coordinación con la Oficina de Seguridad y Defensa Nacional; |
j) |
Realizar las actividades de servicios generales, así como el mantenimiento y reparación de las instalaciones, equipos, vehículos y demás bienes del Ministerio; |
k) |
Ejecutar las disposiciones administrativas en materia de austeridad, ecoeficiencia, racionalidad, y obtención de bienes y servicios, así como proponer su actualización; |
l) |
Emitir opinión técnica en asuntos de su competencia; y, |
m) |
Las demás funciones que le asigne el/la Director/a General. |
Funciones de la Oficina de Finanzas
La Oficina de Finanzas tiene las siguientes funciones:
a) |
Planificar, dirigir la programación y ejecución de los procesos técnicos de los Sistemas Administrativos de Contabilidad, Presupuesto y de Tesorería del Ministerio de conformidad con la normatividad emitida por los entes rectores correspondientes; |
b) |
Efectuar el registro y control de la afectación presupuestal, en concordancia con la normatividad vigente; |
c) |
Elaborar los estados financieros y presupuestarios de la unidad ejecutora a cargo de la Oficina General de Administración, y efectuar la consolidación a nivel de pliego para su presentación oportuna a los organismos pertinentes; |
d) |
Registrar y coordinar la programación del calendario de pagos de la unidad ejecutora a cargo de la Oficina General de Administración; |
e) |
Analizar y registrar las carteras de crédito y acreencias del Ministerio; |
f) |
Elaborar las propuestas de modificaciones presupuestales dentro de la Unidad Ejecutora de la Oficina General de Administración; |
g) |
Emitir certificaciones de créditos presupuestarios de la Unidad Ejecutora a cargo de la Oficina General de Administración; |
h) |
Elaborar notas de modificación presupuestal con cargo a la Reserva de Contingencia por Transferencias de Partidas; |
i) |
Formular y programar el Presupuesto Institucional de la Unidad Ejecutora a cargo de la Oficina General de Administración; |
j) |
Efectuar el control previo a los documentos fuentes que acreditan derechos de los trabajadores del MEF, del Estado y de terceros; |
k) |
Organizar y controlar los recursos financieros, ejecutando las actividades de recaudación de fondos, custodia de valores, depósitos, conciliación y contabilización de los ingresos percibidos por el Ministerio; |
l) |
Efectuar los giros de los expedientes comprometidos y devengados por las diferentes partidas de gasto; |
m) |
Mantener actualizado el registro y control de las fianzas, garantías y pólizas de seguros remitidos para su custodia; |
n) |
Consolidar, declarar y efectuar el pago de los tributos que corresponden al Ministerio; |
o) |
Efectuar las conciliaciones bancarias por toda fuente de financiamiento; |
p) |
Gestionar la apertura, manejo y cierre de las cuentas bancarias del Ministerio, conforme a las normas del Sistema Nacional de Tesorería; |
q) |
Emitir opinión en asuntos de su competencia; y, |
r) |
Las demás funciones que le asigne el/la Director/a General. |